Animer une réunion pour convaincre son équipe

Que vous soyez à la tête d’une équipe militante, professionnel ou sportive, il vous arrive de la réunir pour prendre ou faire connaitre des décisions. Comment rendre la réunion efficace et fructueuse ?

La réponse dans ces lignes.

Préparer la réunion

Tout d’abord, soyez au clair sur l’objectif. La manière de faire est différente si vous voulez informer d’une décision ou si vous souhaitez un travail collaboratif. De même, vous animerez différemment en fonction de si les participants se connaissent ou non. Dans ce dernier cas, la réunion a-t-elle pour but de se rencontrer, se connaitre et créer des liens?

Si vous parvenez à ce que ce soit les participants qui demandent à participer à la réunion, vous aurez une meilleur participation. En effet, le sentiment de liberté qu’ils éprouvent quant à leur venue entre en corrélation avec leur implication. C’est la raison pour laquelle il convient que la réunion soit attrayante pour eux. Tant en termes de fond que de forme.

Photo de Benjamin Child sur Unsplash

Fond

Le sujet abordé fait-il partie des attributions directes de l’équipe ou est-ce une obligation réglementaire ?

La réunion fait-elle double emploi avec d’autres formations ?

Est-ce que le sujet passionne le participant ? Va-t-il trouver des solutions concrètes ? …

Forme

Le lieu compte pour beaucoup dans la motivation et l’implication des participants. Pour avoir animé des formations dans toute sorte de lieu et d’ambiance, j’y accorde maintenant une grande importance.

Un bon équilibre entre trop de confort et pas assez est nécessaire (chauffage, fauteuil, viennoiserie) etc…

Le bruit empêche la concentration. Etre en vue des collègues qui ne participent pas à la réunion rends les échanges plus “timides”. Les allers et venues des uns et des autres distraient et cassent le rythme etc…

Prêtez une attention particulière entre les éventuelles dissensions entre participants. (Cela me fait penser à un groupe dans lequel un participant avait “piqué” la femme de l’autre. Chose que je n’ai su que plus tard…)

Ordre du jour et objectifs

L’ordre du jour contient des éléments théoriques et d’autres très pratico-pratiques.

Pour les premiers ce sont : les thèmes abordés, les réflexions préalables, les interventions de chacun. Précisez aux participants si vous attendez de leur part réflexion et participation ou écoute et prise en compte.

Pour les deuxièmes, il s’agit là du lieu, de la date, des horaires, des participants conviés ou non, du degré de confidentialité, …

Rendre les objectifs attrayants aide les participants à s’investir, quitte parfois à renoncer à des intérêts individuels. C’est l’envie qu’ils auront de le réaliser qui les mobilise et les fait passer à l’action.

Chaque participant doit voir l’intérêt de l’atteinte des objectifs, cela consiste à donner du sens à l’action commune (cf. mon article : Donner du sens pour donner envie d’apprendre ).

Soyez à la fois modeste et ambitieux dans le choix de vos objectifs. Un projet trop simple ne trouvera que peut d’enthousiasme et un projet trop complexe suscitera le découragement. Le juste milieu est de prendre en compte les capacités des membres du groupe et de leur proposer quelque chose dans la limite supérieure de leurs capacités.

Des critères sur l’évaluation de vos objectifs permettront d’établir la réussite ou l’inutilité de la réunion. Ces critères doivent être établis lors de la rédaction de l’ordre du jour.

Compétences des intervenants

Vous

Animateur ou formateur

Tout d’abord parlons de votre rôle. Il peut osciller entre celui du formateur et celui de l’animateur. Le premier détient un savoir qu’il enseigne aux participants. Le second « extrait » la connaissance des participants pour atteindre l’objectif.

En choisissant le mode formateur, vous avancerez plus vite vers les objectifs; mais vous aurez besoin d’une implication forte et naturel de vos stagiaires. De plus vous vous privez d’un bon nombre de point de vue, et donc d’amélioration potentielle. Le point positif c’est d’avoir une grande maîtrise de ce qui est dit et du timing.

En mode animateur, l’adhésion que vous obtiendrez favorisera la mise en application des décisions. Vous profiterez d’une richesse de points de vue et de solutions. Vous devrez par contre, gérer les personnalités, les digressions, les désaccords etc… Tous ces aléas rendront plus complexes la tenue de la réunion et le respect du timing.

Chacun a naturellement tendance à être plutôt “formateur” ou plutôt “animateur”. Cependant pour accroître les chances d’atteindre vos objectifs, je crois plus souhaitable de se glisser dans un de ces rôles en fonction de la motivation des participants et de leurs compétences. A faible compétence et/ou motivation soyez plutôt formateur. Au contraire à forte compétence et/ou motivation soyez plutôt animateur. Prenez toutefois en compte un troisième critère qui peut être de créer du lien entre les participants, dans ce cas, c’est clairement le rôle d’animateur qui portera des fruits.

Plus concrètement

Concrètement votre rôle est d’enseigner et/ou poser les bonnes questions. Et ce, dans le but de faire progresser les apprenants vers l’objectif. Ceci implique :

Mettre en ordre les tâches à réaliser,

Rendre les interventions de chacun clair pour tout le monde

Synthétiser le travail du groupe

Permettre la formulation des conclusions

Deux points cruciaux pour réussir son animation : réussir à faire s’exprimer tout le monde (même les personnes réservées) et de rendre entendable par tout le monde le point de vue de chacun (en reformulant des propos violent en propos non violent).

Les participants

Deux cas de figures se présentent: le système vertical et le système horizontale.

Le système vertical va avec le rôle du formateur. C’est le principe du cours dans un amphi. Dans ce type de système il est attendu des participants de l’écoute et de la mémorisation.

Le système horizontal va avec le rôle d’animateur. Cela ressemble plus à un jeu ou une émission de télé. Dans ce cas, il est attendu des participants de la réflexion et de la verbalisation. Cette une situation plus « risquée » pour eux car ils s’exposent au jugement d’autrui. Cependant elle est plus valorisante quand leur contribution est pertinente.

C’est pour valoriser les membres de votre équipe que je vous invite à identifier les compétences de chacun. En particulier des introvertis. Solliciter ces dernier au bon moment apporte au groupe des informations qu’il n’aurait sans doute pas eu et développe la confiance en soi de ces personnes. Dans tous les cas, il est important de valoriser chaque prise de parole en soulignant un point positif de la prise de parole.

Rendre vivante la réunion

La manière d’accueillir le groupe conditionne une partie de l’ambiance de travail. Les participants arrivent avec un certain nombre de « peurs » qu’il convient de désamorcer au plus tôt. Pour ce faire, établissez un contact franc et direct avec chacun des participants. Ils doivent vous sentir accessible, humain, compétent et bienveillant.

Souhaitez-leur la bienvenue. En fonction de si vous vous connaissez ou non, et de si les participants se connaissent ou non, les présentations du début de réunions sont différentes. Veillez à ce que chacun s’exprime une première fois : en se présentant, en s’exprimant sur ses compétences ou motivations à assister à la réunion.

Photo par You X Ventures sur Unsplash

Plus vous parviendrez à impliquer les participants dans la réunion plus les convaincre deviendra facile.

Une fois tout le monde au clair sur “qui est qui”, il convient d’annoncer “on fait quoi aujourd’hui”. C’est à ce moment que vous annoncez les objectifs et la manière de procéder pour les atteindre. Rappelez ensuite officiellement “qui fait quoi et quand”. Et pensez à rappeler les horaires, les pauses, …

Personnellement j’aime que chacun prenne la parole sans autorisation préalable de ma part, dès que le besoin se fait sentir. Je demande simplement que toute prise de parole soit directement en lien avec le sujet de la réunion. Ce faisant, je dois régulièrement recadrer les débats mais je suis assuré d’une parole spontanée. Les intérêts sont la richesse des échanges et contribue au sentiment de liberté. Les inconvénients que cela engendre est de devoir être très présent pour reformuler, recadrer et faire s’investir les plus timides.

S’assurer que tout le monde participe

Lancer le débat par des questions ouvertes pour faire déverser des flots de paroles et d’idées. Faire circuler la parole, en étant attentif aux réactions verbales et non verbales des autres participants pour les relancer sur les propos qui viennent d’être émis.

Faire répondre aux questions qui vous sont posées par la personne elle-même ou par les autres participants. Cela engendre la réflexion. Et en dernier lieu y répondre vous même. Cette manière de procéder permet aussi d’impliquer et de valoriser les participants. Elle permet également d’obtenir des solutions que vous n’auriez peut-être pas envisagées. Rappelez-vous, pour convaincre il faut que les personnes aient le sentiment que ce sont leurs choix qui ont été retenu.

Prêtez une attention particulière à ce que les avis émis ne soit pas « auto-censuré » pour se conformer au groupe. En effet, l’être humain à tendance à se rallier à l’avis de la majorité, ce qui est nuisible à la richesse des échanges. Voir l’expérience de Asch

Pour favoriser les échanges, il peut être judicieux de diviser le groupe en petit groupe. Ces derniers mèneront leur réflexion à part et vous ferez une mise en commun par la suite.

Une fois que chacun s’est exprimé, faites apparaître l’opinion du groupe et passez au thème suivant. Pour que chacun puisse voir l’avancé du travail, effectuez une synthèse de ce qui est dit au fur et à mesure (sur un tableau par exemple).

Faire appliquer les décisions

Pour qu’une décision soit appliquée, il faut qu’elle soit comprise et acceptée. Vous pourrez estimer avoir convaincu votre équipe si celle-ci accepte librement les conclusions de la réunion.

Pour être convaincu, chacun des participants doit avoir le sentiment que son avis a été pris en compte, écouté et respecté. Donc que chaque proposition ait été mise en perspective, valorisée et critiqué. Et qu’ensuite ce soit la plus efficiente qui ait été retenu.

En fin de réunion, vous effectuez la synthèse des décisions. Elles doivent être claires et concrètes. Annoncez également les actions à mettre en œuvre (“qui fait quoi”, dans quel délai…).

Sollicitez ensuite l’avis de chacun sur le déroulé de la réunion, ce qu’il en retient, ce qu’il en a pensé…

Et pour terminer, remerciez sincèrement les participants de leur participation.

Merci de m’avoir lu.

Pierre-Favre Bocquet

 

 

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